הכנה למשא ומתן: 7 שלבים

מאת אביעד פאר

הכנה למשא ומתן עוברת שבעה שלבים: הגדרת המטרה והאינטרסים שלכם, פרופיילינג של הצד השני, מיפוי האינטרסים שלו, בניית אלטרנטיבות (BATNA), איסוף סטנדרטים אובייקטיביים, תכנון אופציות יצירתיות, והכנה פנימית: רגש, פתיחה ותרחישים. השאלה האחת לשאול לפני כל משא ומתן: "מה אני באמת צריך כאן, ומה אעשה אם לא אקבל את זה?" מי שיש לו תשובה לשתיהן, נכנס לחדר אחרת.

למה רוב המשאים ומתנים נכשלים בשלב ההכנה

הטעויות שמכריעות משא ומתן קורות לפני שהוא מתחיל: אנשים מגיעים בלי הכנה מוקדמת, בלי להבין מה הצרכים והמטרות שלהם ומה סדר העדיפויות; בשיחה עצמה הם עסוקים בלהסביר את עצמם במקום להקשיב; והם לא שואלים שאלות, ולכן לא מגלים מה מניע את הצד השני. שלוש הטעויות האלה הן תמונת ראי של הכנה טובה: מי שמיפה את עצמו, חקר את הצד השני והכין שאלות, כבר פתר את רובן מראש.

שבעת שלבי ההכנה

המטרה והאינטרסים שלי: לא "מה אני רוצה" (עמדה) אלא "מה אני צריך ולמה" (אינטרס). כולל סדר עדיפויות: על מה אני מוכן לוותר ועל מה לא.
פרופיילינג: עם מי יש לי עסק: מי יושב מולי, מה תפקידו, מי מקבל ההחלטות בפועל, מה ידוע על סגנונו ועל האילוצים שלו.
האינטרסים של הצד השני: מה הוא צריך, ממה הוא חושש, מה יקרה לו אם לא נסגור. השערות שכותבים מראש ובודקים בשיחה בשאלות.
אלטרנטיבות: מה שלי ומה שלו. בניית BATNA אמיתית, מספרית ובדוקה: המדריך המלא.
סטנדרטים ונורמות: נתוני שוק, מחירונים, תקדימים, חוות דעת. קריטריון אובייקטיבי הוא הכלי שמנטרל ויכוח רגשי.
אופציות: אילו מבנים יצירתיים אפשר להציע מעבר למספר אחד: תנאי תשלום, היקף, זמן, שירות, המשך קשר. "הרחבת העוגה" מתכננים מראש, לא ממציאים בלחץ.
הכנה פנימית: מה מוציא אותי מאיזון ואיך אזהה את זה בזמן; משפט הפתיחה; ושלושה תרחישים: הטוב, הסביר והקשה, כולל מה אעשה בכל אחד.

פרופיילינג: עם מי יש לי עסק

שלב 2 הוא המוזנח ביותר. שאלות העבודה: מי מקבל את ההחלטה בפועל (לא תמיד מי שבחדר), מי משפיע עליו, מה מערכת הלחצים שלו (בוס, לוח זמנים, תקציב, קהל פנימי), ומה ההיסטוריה שלו במשאים ומתנים קודמים. מידע ציבורי, שיחות מקדימות ושאלות טובות בפתיחת הפגישה משלימים את התמונה. מי שנכנס בלי לדעת מול מי הוא יושב, מנהל משא ומתן עם דמות מדומיינת.

וכשבשולחן יותר משני צדדים, הפרופיילינג מתרחב: מבחינים בין צד לתהליך (מי שמחליט) לבין משפיע (יועץ, צד שלישי, מי שיכול לקדם או לטרפד בלי להחליט), ובודקים אילו קואליציות אפשריות ועם מי כדאי לכם להיות משויכים. ויש עוד משא ומתן אחד שמנהלים לפני המשא ומתן: על המסגרת עצמה. מי מדבר ובאיזה סדר, כמה זמן, איפה נפגשים, ואיך תתקבל ההחלטה (רוב? קונצנזוס?). הפרטים האלה נראים טכניים, אבל מי שקובע אותם מעצב את התוצאה, ולכן קובעים אותם מראש ולא מגלים אותם בחדר.

שאלות לשאול את עצמך לפני הפגישה

מה אני באמת צריך כאן, ומה רק נחמד שיהיה?
מה אעשה מחר בבוקר אם לא נסגור? (אם אין תשובה, אין BATNA, וזו המשימה הראשונה.)
מה הצד השני צריך, ולמה דווקא ממני?
איזה מידע חסר לי, ואילו שאלות יביאו אותו?
מה עלול להוציא אותי משיווי משקל בשיחה, ומה אעשה כשזה יקרה?
איך אפתח, ומה שלוש הנקודות שאני חייב שיעברו?

ההכנה הפנימית: רגש, לחץ ואזורי החלטה

שלב 7 מקבל את הכותרת "פנימית" כי לפני כל משא ומתן חיצוני מתקיים אחד פנימי: מה אני מרגיש לקראת הפגישה, אילו ציפיות סותרות יש בי, מה אני מספר לעצמי על הצד השני. רגש שלא עבר עיבוד לפני החדר, נפרק בתוכו.

שלושה כלים מעשיים:

מיפוי טריגרים: כתבו מראש שניים-שלושה משפטים שאם ייאמרו לכם בפגישה, הדופק יעלה ("אתה לא מבין את התחום", "יש לנו הצעות זולות ממך"). לכל אחד הכינו מראש תגובה שקטה: קודם נשימה (שאיפה קצרה, נשיפה ארוכה, פעמיים), ואז משפט השהיה מוכן: "אני רוצה לחשוב על זה רגע." המרווח הקטן הזה שלפני התגובה הוא בדיוק מה שההכנה מגדילה.
אזורי החלטה: לפני החלטה בתוך הפגישה, שאלו באיזה אזור אתם. ירוק: שגרה, יש זמן, אוספים עוד מידע. צהוב: מתח, אבל עדיין אפשר לעצור ולהיערך. אדום: חייבים להכריע עכשיו, בתוך המגבלה. שתי טעויות הפוכות חוזרות שוב ושוב: להתייחס לצהוב כאל אדום (דדליינים רבים במשא ומתן הם צהוב שמישהו צבע באדום), ולהיצמד לאבחון ישן אחרי שהמצב השתנה. שאלת הבדיקה: "מה באמת יקרה אם אחליט רק מחר?"
תרחישים כתובים: הטוב, הסביר והקשה, ולכל אחד: מה אגיד, מה אציע, מתי אעצור. תרחיש קשה שתורגל על הנייר מפחיד הרבה פחות בחדר.

דף הכנה למשא ומתן

עמוד אחד, שבע שורות: המטרה שלי (ואינטרסים לפי סדר עדיפויות), הצד השני (מי מחליט, מה מניע אותו), האינטרסים המשוערים שלו, ה-BATNA שלי (והערכת שלו), סטנדרטים שאביא, אופציות שאציע, ומשפט הפתיחה. את הדף ממלאים בכתב לפני כל משא ומתן משמעותי: הכתיבה חושפת את החורים שהראש מדלג עליהם. בפגישת ליווי והכנה עוברים על הדף הזה יחד, ומתרגלים את התרחישים הקשים לפני שהם קורים באמת.

שאלות נפוצות

כמה זמן צריכה לקחת הכנה למשא ומתן?

ביחס לגודל העסקה: לשיחה שגרתית מספיקות דקות של מיקוד על הדף; לעסקה גדולה או מורכבת, שעות עד ימים, כולל איסוף נתונים ותרגול. הכלל: זמן ההכנה הוא ההשקעה עם התשואה הגבוהה ביותר בכל התהליך.

מה השלב החשוב ביותר?

האלטרנטיבות. ידיעת ה-BATNA משנה את האופן שבו אתם יושבים בחדר עוד לפני שנאמרה מילה, והיא ההגנה היחידה מפני עסקה גרועה שנחתמת מתוך "אין ברירה".

איך מתכוננים למשא ומתן מול צד חזק ממני?

פרופיילינג עמוק יותר (גם לחזק יש אילוצים ולחצים), סטנדרטים אובייקטיביים (הם מאזנים כוח), עבודה על מיצוב, ובניית ה-BATNA הטובה ביותר האפשרית. פער כוחות מנוהל בהכנה, לא בחדר. אילו עוד כלים עומדים לרשותכם בחדר עצמו: טכניקות משא ומתן.